Auditoría ISO 9001 ¿En qué consiste?
Las empresas que han implementado sistemas de gestión de calidad deben someterse en algún momento a una auditoría ISO 9001.
Esta auditoría permite evaluar de forma sistemática cómo se ha implementado y puesto en marcha el sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001.
El objetivo es verificar el grado de cumplimiento de cada uno de los criterios de la norma, así como detectar cualquier posible falla en su implementación.
De esta forma, los responsables de la empresa u organización tendrán la información necesaria para decidir si las acciones aplicadas y los resultados obtenidos se corresponden a las metas establecidas o no.
¿Cuál es la frecuencia recomendada para una auditoría ISO 9001?
Si tienes una empresa que ha implementado un Sistema de Gestión de calidad basado en la norma ISO 9001, debes saber que este debe ser evaluado cada cierto tiempo.
Este período máximo entre una evaluación y otra está claramente señalado en el texto acordado internacionalmente para la norma ISO 9001.
Allí se indica que la auditoría ISO 9001 se debe realizar como mínimo una vez al año para garantizar que los procesos y procedimientos se están ejecutando adecuadamente.
Es de destacar que una auditoría ISO 9001 se realiza tanto en empresas que ya cuentan con esta certificación como también en las que están buscando contar con dicho reconocimiento.
Clasificación de las auditorías ISO 9001
Como mencionamos, las auditorías pueden ser internas o externas, según quién las realice y su objetivo.
Una auditoría ISO 9001 interna se realiza por interés propio de la empresa u organización. Su objetivo es dar información a la dirección o alta gerencia que le permita evaluar y corregir la forma en que funciona el sistema de gestión de calidad.
Puede ser realizada por un miembro de la empresa capacitado en materia de gestión de calidad o por alguien contratado especialmente para esta tarea.
Por lo tanto, nada impide a una organización a realizar una auditoría interna, más allá que tener personal capacitado para esto y darle la libertad y garantías para hacer su tarea sin presiones de ningún tipo.
Por su parte una auditoría ISO 9001 externa es realizada por una empresa independiente y autorizada por el ente certificador del país donde opera la organización auditada.
En este caso, la auditoría externa se realiza con la intención de obtener la certificación de calidad ISO 9001.
¿Como se realiza esta auditoría?
La auditoría ISO 9001 puede ser realizada por un auditor de calidad perteneciente a la empresa misma o por un auditor o empresa de auditoría externa contratada especialmente para el caso.
La tarea del auditor de calidad es simple y consiste en evaluar cada procedimiento y subsistema para verificar la correcta aplicación de la norma ISO 9001.
También deberá estar atento a situaciones donde se puede mejorar todavía más la forma en que aplican los criterios de gestión de calidad.
El auditor ejecutará su trabajo en tres etapas:
- Planificación de la auditoría
- Ejecución de la auditoría dentro de la empresa
- Elaboración y entrega del informe de la auditoría ISO 9001
Puntos a verificar en una auditoría ISO 9001
Es importante saber cuáles son los puntos que serán verificados en cualquier auditoría ISO 9001, ya sea interna o externa. Los principales objetivos de este trabajo son:
- Verificar que se aplican los procedimientos de gestión de calidad adecuados en el área de la empresa que corresponda y que además, estos sean adecuados a la tarea allí realizada.
- Verificar que el personal está capacitado adecuadamente en los procedimientos de calidad correspondientes.
- Verificar que cada paso realizado para implementar el sistema de gestión de calidad ISO 9001 se ajuste a la documentación de esta norma internacional.
Ventajas de las auditorías ISO 9001
Hay varias razones por las cuales conviene realizar con regularidad una auditoría ISO 9001. Entre las principales ventajas de hacerlo tenemos:
- Permiten poner a prueba y verificar el impacto del Sistema de Gestión de Calidad en la consecución de los objetivos establecidos por la empresa.
- Mejoran la posición de la empresa ante sus clientes y proveedores, quienes apreciarán que la organización cuente con herramientas que aseguren la calidad de sus servicios y/o productos.
- Facilitan el cumplimiento de normas internacionales de calidad, punto clave para las empresas que tienen clientes fuera de las fronteras nacionales.
- Ayudan a detectar a tiempo errores o fallas en el sistema de gestión de calidad, evitando gastos mayores o incluso pérdida de clientes o sanciones a futuro.
- Son una herramienta clave en el proceso de avance hacia la mejora continua que debe tener toda empresa que quiera ser competitiva en los mercados modernos.
Consejos a la hora de aplicar esta auditoría
Una auditoría ISO 9001 puede ser un proceso estresante para el personal de la empresa, sin importar su rango o función.
Por lo tanto, lo primero a hacer es preparar a los empleados explicándoles lo que se va a hacer y cuáles son sus objetivos.
Es importante aclarar cualquier duda y reiterarles que no deben temer a responder las preguntas de los auditores.
Es muy importante que cada empleado haya sido capacitado en la tarea asignada y tenga claro cuáles son los procedimientos actualizados, políticas e instrucciones que debe seguir.
Mejorar la calidad en una empresa depende en gran parte del compromiso y preparación de su plantilla laboral. Por ello hay que asegurarse que cada empleado cumpla la misma tarea en total apego al manual de procedimiento.
También se debe revisar la información documentada de cualquier auditoría ISO 9001 previa.
Además, es importante que la documentación esté actualizada y correctamente archivada.
Los formularios y registros importantes deben estar disponibles y ser fáciles de encontrar en todo momento.
Por último, debes mantener organizada y limpia cada área de trabajo. Invierte tiempo en la limpieza y organización de talleres, almacenes, oficinas y escritorios.
¡Debemos recordar que al final, la clave para superar con éxito una auditoría ISO 9001 es la organización!.